Règles nationales d’éligibilité des dépenses des programmes européens pour la période 2014-2020

Les dépenses de personnel sont constituées de:

a) Salaires ;

b) Gratifications ;

c) Charges sociales afférentes ;

d) Traitements accessoires et avantages divers prévus par les conventions collectives, accords collectifs (accord d’entreprise, accord de branche, accord national interprofessionnel), par les usages de l’entreprise préexistants à l’aide européenne, par le contrat de travail ou par les dispositions législatives et réglementaires concernées ou par la convention de stage. Ces dépenses sont justifiées par des pièces :

1°) Attestant du temps consacré à la réalisation de l’opération :

a) Pour les personnels affectés, à 100% de leur temps de travail, à l’opération concernée, y compris sur une période de temps prédéterminée, les pièces sont des copies de fiches de poste ou des copies de lettres de mission ou des copies des contrats de travail. Ces documents précisent les missions, la période d’affectation des personnels à la réalisation du projet et doivent avoir été acceptés par l’autorité de gestion. Dans ce cas, les copies de fiches de temps passé ou les extraits de logiciel de gestion de temps ne sont pas requis ;

b) Pour les personnels dont le temps de travail est consacré en partie à la réalisation de l’opération, les copies de fiches de temps ou les extraits de logiciel de gestion de temps permettent de tracer le temps dédié à l’opération. Ces copies de fiches de temps passé sont datées et signées par le salarié et son responsable hiérarchique ;

2°) Permettant de justifier la matérialité des dépenses par des copies de bulletins de salaire ou du journal de paie ou de la déclaration annuelle des données sociales (DADS), ou de la déclaration sociale nominative (DSN) ou d’un document probant équivalent.

Pour l’application de l’article 68.2 du règlement général, les douze derniers bulletins de salaire (ou DADS ou tout document probant équivalent) des personnes concernées permettent de justifier le montant des salaires bruts chargés et constituent les pièces justificatives de calcul du coût. Ces règles d’admissibilité figurent dans le document énonçant les conditions de soutien.

En cas de mise à disposition de personnel à titre pécuniaire, la copie de la convention de mise à disposition nominative doit être fournie.

Sous réserve d’acceptation préalable de l’autorité de gestion, ces dépenses peuvent être présentées sous forme de forfaits journaliers si elles correspondent à un système unique à la structure. La justification du décaissement se fait selon l’une des modalités définies au 3°) de l’article 3 de l'arrêté.

Art. 3. – Les pièces justificatives que le bénéficiaire doit présenter à l’autorité de gestion sont fixées aux 1°), 2°) et 3°) du présent article, à savoir:

1°) Des factures ou copies de factures ou toute autre pièce comptable de valeur probante équivalente permettant d’attester la réalité des dépenses;

2°) Des copies de pièces non comptables permettant d’attester de façon probante la réalisation effective de l’opération, à l’exception de règles particulières s’appliquant au FEADER;

3°) La fourniture d’une des pièces suivantes permettant d’apporter la preuve de l’acquittement des dépenses éligibles:

a) Des factures ou copies de factures attestées acquittées par les fournisseurs ou des états récapitulatifs des dépenses ou toute autre pièce comptable de valeur probante équivalente, attestés par tout organisme compétent en droit français;

b) Des copies des relevés de compte du bénéficiaire faisant apparaître le débit correspondant et la date de débit;

c) Des copies des attestations des organismes en charge de la collecte des charges sociales afférentes aux rémunérations ou toute autre pièce de valeur probante équivalente pour les charges sociales afférentes aux dépenses de personnel;

d) Des attestations du fournisseur de réception du numéraire pour les paiements de factures effectués en numéraire dans la limite de 1 000 €. L’autorité de gestion, l’organisme payeur, les autorités d’audit, de certification et de contrôles nationaux et européens peuvent demander tout document ou pièce originale nécessaire à l’établissement de la preuve de la réalisation de l’opération ou de l’acquittement des dépenses, à des fins de vérifications sur pièces et sur place.

Pour l’application de l’article 140 du règlement (UE) n° 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 susvisé, ci-après désigné par l’expression «règlement général» ou de l’article 50 du règlement (UE) n° 1306/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 susvisé, le bénéficiaire conserve tout document ou toute pièce justificative à des fins de contrôle et d’audit.

1°) Les dépenses d’achat de matériel d’occasion sont éligibles lorsque le matériel n’a pas déjà été soutenu par une aide européenne au cours des cinq dernières années à condition que:

a) Le vendeur du matériel fournisse une déclaration sur l’honneur (datée et signée) accompagnée de la copie de la facture initiale relative à l’achat de matériel;

b) Le vendeur mentionné au a ait acquis le matériel neuf;

c) Le prix du matériel d’occasion n’excède pas sa valeur sur le marché et soit inférieur au coût de matériel similaire à l’état neuf. Cette condition est justifiée sur la base d’au moins deux devis ou sur la base d’un autre système approprié d’évaluation tel que des coûts de référence pour un matériel équivalent;

d) Le matériel présente les caractéristiques techniques requises pour l’opération et soit conforme aux normes applicables;

e) Les dépenses soient explicitement prévues dans le programme de développement rural pour le FEADER. L’achat d’un fonds de commerce et l’acquisition des actifs d’un établissement existant, y compris la reprise d’une exploitation agricole dans le cadre de l’installation, ne sont pas considérés comme un achat de matériel d’occasion;

2°) En ce qui concerne les dépenses de location, la copie du contrat de location doit être produite. 

Les dépenses d’amortissement de biens neufs relevant du compte 6811 du plan comptable général «Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et corporelles» sont éligibles si les trois conditions suivantes sont réunies :

1°) Les dépenses sont calculées au prorata de la durée d’utilisation du bien amorti pour la réalisation de l’opération ;

2°) Des aides publiques n’ont pas déjà contribué à l’acquisition de ces biens. Une déclaration sur l’honneur du bénéficiaire (datée, signée) atteste que ce bien n’a pas déjà été financé par des aides publiques et indique les dates de début et de fin d’amortissement du bien ;

3°)  Les dépenses sont calculées selon les normes comptables admises. Les dépenses d’amortissement et l’achat du bien ne peuvent pas être financés de façon cumulative.

Conseil, notaire, expertise juridique, technique (dont l’aide au montage et au suivi des dossiers d’aide européenne présentés par le bénéficiaire) et financière, honoraires de tenue et de certification de la comptabilité du bénéficiaire (applicable à tous les fonds)

Ces dépenses sont éligibles si elles sont explicitement acceptées par l’autorité de gestion.

Ces frais d’ouverture et de tenue des comptes sont éligibles lorsque l’ouverture d’un compte ou de plusieurs comptes séparés :

1°) Est rendue obligatoire par l’opération ; et

2°) Est prévue dans l’acte attributif de l’aide.

La copie du contrat de sous-traitance doit être produite.

1°) Par exception à l’article 2 du présent arrêté, les contributions en nature telles que la fourniture à titre gracieux de biens ou services constituent des dépenses éligibles si les conditions suivantes sont réunies :

a) Elles consistent en l’apport de terrain ou de bien immeuble, de bien d’équipement ou de matériaux, de fournitures, en une activité de recherche, une activité professionnelle ou un travail bénévole ;

b) Les apports en nature sont présentés en équilibre en dépenses et en ressources dans le plan de financement de l’opération ;

c) Le montant de l’aide publique versée à l’opération ne doit pas dépasser le montant total des dépenses éligibles, déduction faite du montant de l’apport en nature ;

2°) Les contributions en nature sont déterminées et justifiées :

a) Pour les apports de terrains et de biens immeubles, par la production d’une attestation d’affectation du bien à l’opération et d’un certificat d’un expert indépendant qualifié ou d’un organisme officiel dûment agréé par les autorités administratives compétentes, distinct du bénéficiaire ;

b) La valeur retenue est la valeur à la date de la certification susvisée. Elle ne dépasse pas les coûts généralement admis sur les marchés concernés ;

c) Pour la fourniture de services, de biens d’équipement, de matériaux ou la mise à disposition de locaux, par tout document permettant de justifier la valeur de la contribution et son adéquation avec les prix pratiqués sur le marché ;

d) Pour le bénévolat dans le cadre associatif ou pour les travaux de construction réalisés par le bénéficiaire (auto-construction), par des documents comptables ou des pièces de valeur probante équivalente, ainsi qu’une attestation détaillant la nature du service concerné et la durée et la période d’activité prévisionnelle du bénévole. La valeur du travail est déterminée sur la base du temps consacré et justifié, et du taux horaire ou journalier de rémunération pour un travail rémunéré équivalent au travail accompli. Ce taux est déterminé par les services de l’Etat ou par l’autorité de gestion.

Dans le cas de l’autoconstruction, le calcul de l’aide peut s’appuyer sur des barèmes notamment des barèmes d’entraide ou sur des coûts simplifiés en application de l’article 67.1 du règlement général.

En cas de mise à disposition de personnel à titre gratuit, la copie de la convention de mise à disposition nominative est à fournir.

Pour l’application de l’article 69.3 c du règlement général, le bénéficiaire doit produire à l’autorité de gestion une attestation de non-déductibilité de la taxe ou toute autre pièce fournie par les services fiscaux compétents.

Pour l’application de l’article 69.3 b du règlement général, l’autorité de gestion peut retenir un pourcentage plus élevé dans des cas exceptionnels et dûment justifiés pour les opérations concernant la protection de l’environnement. Dans ce cas, ce pourcentage peut atteindre 100% de l’assiette éligible lorsque l’acquisition foncière constitue l’objet même de l’opération soutenue. Le prix d’achat du terrain, déterminé par France Domaine ou par un barème des sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural ou un expert indépendant qualifié, ne doit pas être supérieur à la valeur du marché.

Ces dépenses, telles que des bâtiments déjà construits, sont éligibles si les conditions suivantes sont réunies :

1°) Le prix d’achat ne doit pas être supérieur à la valeur du marché ;

2°) Le propriétaire du bâtiment fournit une déclaration sur l’honneur (datée, signée) attestant que ce bien n’a pas déjà été soutenu par une aide européenne au cours des cinq dernières années ;

3°) Le bâtiment est affecté à la destination décidée par l’autorité de gestion et pour la période que celle-ci prévoit.

Les dépenses engagées dans le cadre d’opérations de crédit-bail sont éligibles dans les conditions suivantes :

1°) Une convention tripartite entre l’autorité de gestion, le bailleur et le preneur est établie pour déterminer les missions et les responsabilités de chaque partie ;

2°) Une copie du contrat de bail tenant compte de l’aide est fournie à l’autorité de gestion.

3°) Pour l’aide versée au bailleur :

a) Le bailleur est le bénéficiaire du financement européen qui est utilisé pour réduire les loyers versés par le preneur pour les biens faisant l’objet du contrat de crédit-bail ;

b) Les contrats de crédit-bail bénéficiant d’une aide européenne doivent comporter une clause de rachat ou prévoir une période de bail minimale équivalente à la durée, de vie utile du bien faisant l’objet du contrat ;

c) En cas de fin de contrat anticipée qui n’aurait pas été approuvée par les autorités compétentes le bailleur rembourse aux autorités concernées la part de l’aide européenne correspondant à la période de bail restant à courir ;

d) L’achat du bien par le bailleur, justifié par une facture acquittée ou une pièce comptable de valeur probante équivalente, constitue la dépense éligible. Le montant maximal éligible de l’aide ne doit pas dépasser la valeur marchande du bien loué ;

e) Les coûts autres que les dépenses visées au d et liés au contrat de crédit-bail tels que les taxes, marges du bailleur, coûts de refinancement, frais généraux et frais d’assurance ne sont pas éligibles ;

f) L’aide européenne versée au bailleur doit être utilisée intégralement au profit du preneur, soit par la voie d’une réduction uniforme du montant de tous les loyers sur la période de bail, soit selon un échéancier des réductions fixé par une clause du contrat ou par tout autre document probant, ne pouvant excéder la durée du bail ;

g) Le bailleur apporte la preuve que l’aide sera transférée intégralement au preneur en établissant une ventilation des loyers ou en appliquant une méthode alternative fournissant une assurance équivalente ;

h) L’utilisation des bénéfices fiscaux résultant de l’opération de crédit-bail et les autres conditions du contrat sont équivalents à ceux qui sont applicables en l’absence d’une aide européenne ;

4°) Pour l’aide versée au preneur :

a) Le preneur est le bénéficiaire de l’aide ;

b) Les loyers versés au bailleur par le preneur, justifiés par une pièce comptable de valeur probante, constituent une dépense éligible ;

c) En cas de contrat de crédit-bail contenant une clause de rachat ou prévoyant une période de bail minimale équivalente à la durée de vie utile du bien faisant l’objet du contrat, le montant maximal éligible ne doit pas dépasser la valeur marchande du bien loué. Les autres coûts liés au contrat de bail ne sont pas éligibles ;

d) L’aide liée aux contrats de crédit-bail visés au c est versée au preneur en une ou plusieurs tranches selon les loyers effectivement payés. Lorsque la durée du contrat de crédit-bail dépasse la date finale prévue pour la prise en compte des paiements au titre de l’aide européenne, seules les dépenses liées aux loyers dus et payés par le preneur jusqu’à la date finale du paiement au titre de l’aide sont éligibles ;

e) En cas de contrat de crédit-bail ne comportant pas de clause de rachat et dont la durée est inférieure à la durée de vie utile du bien faisant l’objet du contrat, les loyers sont éligibles proportionnellement à la période de l’opération éligible ;

f) Le preneur doit apporter la preuve que le crédit-bail est la méthode la plus rentable ou la seule accessible pour obtenir la jouissance du bien. S’il s’avère que les coûts auraient été inférieurs en cas de recours à une méthode alternative, les frais additionnels sont déduits des dépenses éligibles ; 5o Pour la vente et la cession-bail, les loyers versés par un preneur dans le cadre d’un régime de vente et de cession-bail sont éligibles à condition que le preneur n’ait pas reçu tout ou partie de la subvention correspondante. L’opération peut alors être assimilée à un financement par voie de crédit-bail accordé au preneur conformément 4o. Les frais d’acquisition du bien ne sont pas éligibles.

La retenue de garantie devient éligible dès lors qu’elle est effectivement versée sur le compte de l’attributaire au plus tard avant la date finale d’éligibilité des dépenses.

Les dépenses acquittées par un organisme tiers qui concourent directement à la réalisation de l’opération sont éligibles dans les conditions suivantes :

1°) Ces dépenses sont justifiées et acquittées conformément aux dispositions des articles 3 et 4 du présent arrêté. Le bénéficiaire conserve l’entière responsabilité des dépenses déclarées au titre de l’opération soutenue ;

2°) Un acte juridique entre le bénéficiaire et le tiers indique le montant et les conditions de mobilisation des dépenses du tiers à l’opération soutenue ;

3°) La contribution d’un organisme tiers est comptabilisée pour un même montant dans les dépenses et les ressources de l’opération soutenue. 

Les salaires et indemnités des salariés qui sont considérés comme des participants au regard de la nature de l’opération soutenue ne peuvent être inclus dans les dépenses directes de personnel servant d’assiette aux taux forfaitaires mentionnés aux articles 67 et 68 du règlement général et à l’article 14.2 du règlement no 1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 susvisé.

Les allocations et aides individuelles versées aux participants sont éligibles uniquement dans le cadre d’un parcours d’accompagnement socioprofessionnel, ou de formation, lui-même soutenu par l’Union européenne.

Les primes à la création d’activités versées aux participants constituent des dépenses éligibles. 

1°) En ce qui concerne les opérations d’investissement dans le cadre de mesures relevant du champ d’application de l’article 42 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE), seules les dépenses qui ont été effectuées après le dépôt d’une demande préalable d’aide auprès d’un financeur sont éligibles, à l’exception des frais généraux tels que définis à l’article 45. 2 c du règlement no 1305/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 susvisé qui peuvent présenter un début d’exécution antérieur ;

2°) En ce qui concerne les opérations d’investissement dans le cadre de mesures ne relevant pas du champ d’application de l’article 42 du TFUE, les règles spécifiques relatives aux aides d’Etat s’appliquent ;

3°) La demande d’aide contient au minimum les informations listées dans l’article 6.2 du règlement (UE) no 702/2014 de la Commission du 25 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aides, dans les secteurs agricole et forestier et dans les zones rurales, compatibles avec le marché intérieur, en application des articles 107 et 108 du TFUE ;

4°) En ce qui concerne les opérations d’investissement dans le cadre de mesures ne relevant pas du champ d’application de l’article 42 du TFUE et pour lesquelles les règles spécifiques relatives aux aides d’Etat ne s’appliquent pas, l’autorité de gestion peut fixer la date de début d’éligibilité des dépenses. Cette date est postérieure au 1er janvier 2014. Le contenu minimum de la demande d’aide est tel que précisé au point 3.

Les points 1°) et 2°) ne s’appliquent pas à l’assistance technique.

Les cotisations payées par les structures porteuses des groupes d’action locale Leader à des structures favorisant leur mise en réseau sont éligibles.

1°) L’acquisition d’un bien en remplacement d’un bien entièrement amorti au plan comptable selon les normes comptables en vigueur est éligible ;

2°) Le remplacement d’investissements devenus obsolètes ou endommagés au cours de la période minimale fixée à l’article 71 du règlement général susvisé est possible, à condition que les nouveaux investissements soient acquis à un prix supérieur au prix de revente de l’ancien matériel et que les nouveaux investissements soient conservés jusqu’à la fin de la période minimale d’engagement. Toutefois, aucune aide ne pourra être accordée pour financer ces nouveaux investissements.

Dans le cadre de l’aide au stockage, le FEAMP peut soutenir une compensation. Les dépenses liées à une opération débutant après le 31 décembre 2018 sont inéligibles.

La compensation des surcoûts dans les régions ultrapériphériques pour les produits de la pêche et de l’aquaculture peut être supportée par le FEAMP dans le cadre d’un plan de compensation réalisé conformément à l’article 72 du règlement (UE) no 508/2014 du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 susvisé. Seules sont éligibles les dépenses prévues par le plan de compensation concerné.

Les dépenses liées aux plans de production et de commercialisation approuvés par les autorités compétentes peuvent être éligibles au soutien du FEAMP.